2026届毕业生：

初夏已至，你们即将告别朝夕数载的校园，开启人生崭新篇章。离校期间，毕业生档案整理、移交与转递工作也将同步进行。在忙碌办理各项离校手续的同时，请务必妥善安置好你的毕业生档案。现将档案相关常见问题统一说明如下：

1.什么是毕业生档案？

毕业生档案即学生档案，是人事档案的前身，记载了个人学习工作经历、政治表现、专业能力、综合素质以及家庭社会关系等信息，在招聘录用、政审、考察、职称评定等人事管理和服务中起着依据和参考的作用。

2.学生档案内有哪些材料？

从高中开始各学历教育阶段的登记材料、成绩单、学位评定材料、党团材料、奖惩材料、实习工作材料等。

3.我校学生档案材料是如何归档的？

主要有三个归档阶段：一是新生入学时，学院收取前置档案，审核后连同入学录取材料集中移交档案馆归档；二是学生就读期间，学院或相关职能部门随时将新增的奖惩、组织发展、学籍变动等材料移交档案馆归档；三是毕业时，学院或相关职能部门将毕业生登记表、成绩单、学位评定材料等集中移交档案馆归档。

4.党员档案和学生档案有什么关系？

党员档案包含入党志愿书和申请书、培养考察表等材料，是学生档案中的一个材料类别。学院会在学生毕业时将党员档案封装后移交档案馆归入学生档案。

5.用人单位政审需查阅档案，如何办理？

用人单位工作人员持身份证、介绍信（或考察函），于工作时间到档案馆学生档案室办理查档手续后现场查阅。

6.毕业后档案应该转去哪里？

根据毕业生个人毕业去向不同，毕业生档案有以下去向：

7.毕业生可以自行保管档案吗？

不可以。国家相关规定明确禁止个人保管档案。

8.毕业生在填写档案接收单位地址时有什么注意事项？

第一、单位、地址、联系人、联系电话，均指直接接收毕业生档案的组织和人员。如果就业单位指定人才服务机构接收档案，“单位”处必须写该人才机构。接收单位未明确联系人的，“联系人”处可填“档案管理人员”。

第二、地址务必准确、完整、详细，联系电话必须确认可接通。档案由EMS快递寄送，地址错误或不详将有遗失风险，一旦遗失将严重损害毕业生本人的利益。

9.毕业生已明确升学去他校，但尚未收到录取通知书或调档函的，如何填写档案接收信息？

毕业生必须联系录取院校，获取详细准确的档案接收单位、地址、联系人、电话等信息，不可以擅自填写大学研招办、档案馆等地址（绝大多数高校的研招办和档案馆不直接接收新生档案），更不能只填写大学的名称作为接收单位。

10.如果档案寄回生源地（户籍地），当地人社部门给出的档案接收单位及地址和就业信息登记系统默认的信息不一致，怎么办？

由于机构改革，各地接收毕业生档案的人才服务机构可能有所调整，比如由市级人才机构统一接收的变更为各区人才机构分别接收，原人才机构地址近期发生迁移等。具体机构名称和地址以当地人社部门提供的最新信息为准。

11.什么样的人才服务机构可存放毕业生档案？

县级以上（含县级）人社部门所属公共就业和人才服务机构，以及经人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构，可保管非公单位就业和离校未就业的高校毕业生档案。

12.各地人才管理服务机构一般是什么名称？

户籍所在地的人才管理服务机构一般叫人才服务中心、人力资源管理服务中心、就业促进中心、就业管理局等。各地教育局、大中专毕业办等基本不再接收档案。街道办、社区、居委会、村委会等不是人才管理服务机构，不接收毕业生档案。

13.档案存放在人才服务机构会被收取费用吗？

不收取。自2015年1月1日起，全国所有人才服务机构已取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

14.就业单位未指定档案保管机构，档案可以存放在非户籍就业地吗？

除北上广深等城市外，高校毕业生的人事档案可存放在非户籍就业地的流动人员人事档案管理服务机构。各城市的具体政策可咨询当地人社部门。

15.毕业生出国留学，档案可以转到教育部留学服务中心吗？

自费出国（出境）留学的毕业生也可向教育部留学服务中心申请档案托管，具体申请流程请访问教育部留学服务中心官网。毕业生必须取得留学服务中心开具的以学校为抬头的调档函，才可以在档案去向中填写留学服务中心的地址。

16.档案转递方式是什么？

教育部、人社部、中国邮政等多部门联合规定，高校毕业生的档案一律由EMS全国高校学生档案转递专用通道寄送，不能采取其他方式转递。

17.档案回生源地（户籍地）的，毕业生需要提前去生源地人才服务机构开具调档函吗？

湖南地区的需要，其他地区不需要。生源地为湖南省的，毕业生必须提前联系当地人社部门，明确具体的档案接收机构，完成相关登记，并开具调档函。未办理以上手续的，档案将被拒收。

18.调档函要求在档案袋上做特殊标记或贴相关条码的，怎么办？

要求在档案袋上做特殊标记或将调档函的部分剪下来贴到档案袋上的，毕业生需将调档函交至辅导员处，并在空白处写上学院、学号等信息。

19.2026届毕业生的档案将在什么时候寄送？什么时候单位可以收到档案？

档案馆预计于7月中下旬将所有需转递的毕业生档案分批次交付邮政EMS进行投递。档案将于寄出后一周内到达接收单位。

20.毕业生如何查询档案转递情况？

档案寄出后，毕业生可通过拨打中国邮政EMS客服热线11183、关注“EMS中国邮政速递物流”微信公众号或登录EMS官网跟踪查询。也可登录校档案馆主页，登录“毕业生档案去向查询”平台自助查询。由于EMS只保留半年物流记录，毕业生务必及时查询并确认档案签收情况。

21.档案已寄出，毕业生临时改签其他单位，档案怎么办？

毕业生可通知原单位拒收档案，档案将原路退回学校档案馆。档案馆收到退档后将按暂留处理，待毕业生自行申请再次寄档。

22.毕业后档案可以申请留校吗？

根据国家相关规定，毕业生档案应及时转出。特殊情况，毕业生可根据学校档案管理规定向学院申请将档案暂留学校档案馆，保留时间不超过两年。学院统计相关信息后统一交档案馆办理暂留。

23.毕业后档案暂留在校的，后续如何办理转出？

档案暂留在校的2026届毕业生，自9月1日起可按以下方式申请转档：一是通过档案馆邮箱wsydag@163.com提交申请，并上传本人身份证件及调档函；二是携带本人身份证件及调档函，前往档案馆办理。暂留期满仍未办理转出的，档案馆将按相关规定处理。

24.已在2026届毕业方案中但推迟毕业的，档案怎么办？

学院在归档毕业材料时，将推迟毕业的学生一一注明，档案馆将按学院标注的推迟毕业名单，将档案按暂留处理。学生后续完成学业取得学历证书（学位证书）时，需向档案馆确认毕业材料归档情况，毕业材料完整的，可申请寄档。

25.结业、肄业、退学的学生档案如何处理？

结业、肄业、退学的学生档案的转递政策和正常毕业的毕业生档案相同。

26.其他关于学生档案的问题，如何咨询？

档案馆学生档案室地址：校史档案楼406室

联系电话：027-89641638

工作邮箱：wsydag@163.com