2025届毕业生：

时值孟夏，同学们即将离开学习、生活多年的校园，开始新的人生旅程。毕业之际也将伴随毕业生档案的形成和转递，请大家在欢欣、忙碌之余，特别关注毕业生档案相关事宜。档案馆结合往年经验与工作实际，现就毕业生关心的档案相关问题作如下说明：

1.什么是毕业生档案？

毕业生档案是指毕业生的一整套学生档案。学生档案是人事档案的前身，记载了个人学习工作经历、政治思想表现、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况，在招聘录用、政审、考察、公证、职称评定等人事管理和服务中起着依据和参考的作用。

2.学生档案内有哪些材料？

从高中开始各学历教育阶段的登记材料、学习成绩单、学位评定材料、入团入党发展材料、奖励处分材料、实习工作材料等。

3.我校学生档案材料是如何归档的？

主要有三个归档阶段：一是新生入学时，学院收取前置学历档案，审核后连同学生登记表、体检表、军训鉴定表等材料集中移交档案馆归档；二是学生就读期间，学院或相关职能部门随时将新增的奖惩、组织发展、学籍变动等材料移交档案馆归档；三是毕业时，学院或相关职能部门将毕业生登记表、成绩单、学位评定材料、组织发展材料等集中移交档案馆归档。

4.党员档案和学生档案有什么关系？

党员档案包含入党志愿书和申请书、培养考察表等材料，是学生档案中的一个材料类别。学院会在学生毕业时将党员档案封装后移交档案馆归入学生档案。

5.如何办理毕业生档案政审业务？

用人单位工作人员持介绍信及身份证（或工作证），于工作时间到档案馆学生档案室办理查档手续后现场查阅。如用人单位不方便来馆查阅档案的，可与毕业生所属学院协商，委托学院辅导员代为查阅。

6.毕业生档案转递的政策依据是什么？

依据《流动人员人事档案管理服务规定》《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》（国办发〔2022〕13号）及《人力资源社会保障部办公厅 教育部办公厅关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》（人社厅发〔2023〕20号）开展毕业生档案转递工作。

7.毕业后档案应该转去哪里？

根据毕业生个人毕业去向不同，毕业生档案有以下去向：

毕业去向	档案去向	说明
本校升学	保留本校档案馆	专升本学生
境外留学	生源地(户籍地)公共人才服务机构/教育部留学服务中心（办理托管）	如毕业生家庭户籍更换，可选择现户籍地人才机构
境内他校升学(全日制)	录取学校学生档案接收部门	以录取调档函为准
已就业	就业单位组织人事部门	一般为公务员、事业单位、国企等具有人事档案保管权的单位
	就业单位指定的人才服务机构	实际就业单位所在地的人才服务机构
	毕业生生源地(户籍地)公共人才服务机构	如毕业生家庭户籍更换，可选择现户籍地人才机构
待业/继续考研/自主创业	毕业生生源地(户籍地)公共人才服务机构	如毕业生家庭户籍更换，可选择现户籍地人才机构

8.毕业生可以自行保管档案吗？

不可以。国家相关规定明确禁止个人保管档案。

9.毕业生在填写档案接收单位地址时有什么注意事项？

（1）单位、地址、联系人、联系电话，均指直接接收毕业生档案的组织和人员。如果就业单位指定人才服务机构接收档案，“单位”处必须写该人才机构。接收单位明确是人社局的，“联系人”处填写“档案室”；接收单位未明确联系人的，“联系人”处可填“档案管理人员”。

（2）地址务必准确、完整、详细，联系电话必须确认可接通。档案由EMS快递寄送，地址错误或不详将有遗失风险，一旦遗失将严重损害毕业生本人的利益。

10.毕业生已明确升学去他校，但尚未收到录取通知书或调档函的，如何填写档案接收信息？

毕业生必须联系录取院系，获取详细准确的档案接收单位、地址、联系人、电话等信息，不可以擅自填写大学研招办、档案馆等地址（绝大多数高校的研招办和档案馆不直接接收新生档案），更不能只填写大学的名称作为接收单位。

11.如果档案寄回生源地（原籍），当地人社部门给出的档案接收单位及地址和就业信息登记系统默认的信息不一致，怎么办？

由于机构改革，各地接收毕业生档案的人才服务机构可能有所调整，比如由市级人才机构统一接收的变更为各区人才机构分别接收，原人才机构地址最近发生迁移等。具体机构名称和地址以当地人社部门提供的最新信息为准。

12.什么样的人才服务机构可存放毕业生档案？

县级以上（含县级）人社部门所属公共就业和人才服务机构，以及经人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构，可保管非公单位就业和离校未就业的高校毕业生档案。

13.各地人才管理服务机构一般是什么名称？

户籍所在地的人才管理服务机构一般叫人才服务中心、人力资源管理服务中心、就业促进中心、就业管理局等。各地教育局、大中专毕业办等基本不再接收档案。街道办、社区、居委会、村委会等不是人才管理服务机构，不接收毕业生档案。

14.档案存放在人才服务机构会被收取费用吗？

不收取。自2015年1月1日起，全国所有人才服务机构已取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

15.就业单位未指定档案保管机构，档案可以存放在非户籍就业地吗？

除北上广深等城市外，高校毕业生的人事档案可存放在非户籍就业地的流动人员人事档案管理服务机构。各城市的具体政策可咨询当地人社部门。

16.毕业生出国留学，档案可以转到教育部留学服务中心吗？

自费出国（出境）留学的毕业生也可向教育部留学服务中心申请档案托管，具体申请流程请访问教育部留学服务中心官网。毕业生必须取得留学服务中心开具的以学校为抬头的调档函，才可以在档案去向中填写留服的地址。

17.档案转递方式是什么？

教育部、人社部、中国邮政等多部门联合规定，高校毕业生的档案一律由EMS全国高校学生档案转递专用通道寄送，不能采取其他方式转递。

18.档案回生源地（原籍）的，毕业生需要提前去生源地人才服务机构开具调档函吗？

湖南地区的需要，其他地区目前不需要。生源地为湖南省的，毕业生必须提前联系当地人社部门，明确具体的档案接收机构，完成相关登记，并开具调档函。未办理以上手续的，档案将被拒收。

19.调档函要求在档案袋上做特殊标记或贴相关条码的，怎么办？

要求注明“录取院系”“考号”“档号”等，毕业生直接在填写档案接收单位时用（）补充这些标记信息。考取研究生的2025届毕业生，在接到录取院校调档函后，应在调档函正面空白处注明个人信息：姓名、学号、班级、学院、联系方式，并及时将调档函原件交至辅导员处。如毕业生收到的调档函为电子版，必须打印出纸质版，并在空白处写上个人信息。

20.2025届毕业生的档案将在什么时候寄送？什么时候单位可以收到档案？

档案馆预计于2025年7月5日前完成毕业档案材料的接收，于7月20日前将所有需寄送的毕业生档案集中交付邮政EMS进行投递。档案将于寄出后一周内到达接收单位。

21.毕业生如何查询档案转递情况？

档案寄出后，毕业生预留的手机号将收到短信提示，可根据提示中的快递号码在EMS官网上追踪物流情况。也可通过登陆“武汉生物工程学院毕业生档案去向查询”系统查询。（http://qxcx.whsw.cn/onlinework/studentInformation/studentSearchPage）由于EMS只保留半年物流记录，毕业生务必及时查询并确认档案签收情况。

22.毕业生档案退件如何处理？

毕业生档案因转递信息有误原路退回学校档案馆的，档案馆收到退档后将按暂留处理，待毕业生联系招生就业处生成新的档案去向登记信息再次寄档。

23.毕业后档案可以申请留校吗？

根据国家相关规定，毕业生档案应及时转出。暂未就业的毕业生如有特殊需求可向所属学院申请将档案暂留学校档案馆，保留时间不超过两年。学院统计相关信息后统一交档案馆办理暂留。

24.毕业后档案暂留在校的，后续如何办理转出？

档案暂留在校的2025届毕业生，7月20日后可通过档案馆邮箱wsydag@163.com，在线提交相关材料，办理档案转出。申请时提交身份证件和调档函。也可到档案馆现场办理转档。毕业两年内未办理档案转出的，档案馆将按毕业生申请暂留时预留的“到期转寄档案地址”寄送。

25.已在2025届毕业方案中但推迟毕业的，档案怎么办？

学院在归档毕业材料时，将推迟毕业的学生一一注明，档案馆按学院标注的推迟毕业名单，作档案暂留处理。学生后续完成学业取得学历证书（学位证书）时，需向档案馆确认毕业材料归档情况，毕业材料完整的，可申请寄档。

26.结业、肄业、退学的学生档案如何处理？

结业、肄业、退学的学生档案的转递政策和正常毕业的毕业生档案相同。

27.其他关于学生档案的问题，如何咨询？

档案馆学生档案室地址：校史档案楼406室

联系电话：027-89641638

工作邮箱：wsydag@163.com