各学院、各职能部门、各直属单位：

为确保学校2023年度形成的档案材料及时、完整、准确、系统地归档，更好地服务于学校中心工作及本科教育教学审核评估。根据《高等学校档案管理办法》要求，现就做好2023年度档案材料归档工作通知如下。

一、归档工作职责

各单位（部门）要严格遵照《档案法》第十四条“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有”之规定。档案工作分管领导负责本单位（部门）档案材料归档工作组织与监督、质量审核与把关，并在备考表上签字。单位（部门）档案管理人员具体统筹协调本单位（部门）有关人员认真做好文件材料的收集、整理、分类存放，以及预立卷工作；按时向校档案馆移交本单位（部门）归档范围内档案材料，办理归档手续。

二、归档范围

（一）各单位（部门）在党政、教学、学生、科研、基建、设备、出版、外事、财务等各项管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、视频、录音等不同形式的历史记录。具体归档范围参照《武汉生物工程学院档案归档范围和保管期限表》。

（二）各单位（部门）在教学、科研、管理工作中荣获的省部级（含武汉市）以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及学校重大活动中形成的具有保存价值的实物；学校师生以个人名义荣获的省部级（含武汉市）以上获奖证书、奖牌等荣誉实物，由校档案馆进行复制后，原件退还个人。欢迎个人向校档案馆捐赠荣誉实物，校档案馆将颁发捐赠证书。

（三）各单位（部门）在2023年之前形成的，“应归而未归”的遗留档案材料（含纸质、电子文件、声像档案和实物档案）。

三、归档要求

（一）严格执行纸质档案、电子档案“双套”归档制度。对于只形成了电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料，各单位（部门）应打印一套并加盖单位印章后与电子文件一并归档。

（二）归档文件材料务必真实准确。归档纸质档案材料应为原件（复印件应注明原件去向），且为审批、发布、执行的正式版本。公文类材料必须办理完毕，落款、签名、印章等法定标识清晰、正确。

（三）归档文件材料务必齐全完整。成套文件材料保持系统性，主体文件、附件、办理件等应齐全、完整、无缺漏。特别要注意上级批文、各类人员名册（单）、学籍学位材料、基建技术资料、合同等重要文件材料的齐全收集归档。

（四）归档文件材料以“件”为单位整理，祛除金属、塑料等不利于保存的装订用品，统一使用档案三角袋。档案三角袋可随时到校档案馆按需领取。

（五）归档照片档案必须达到基本质量要求，且时间、地点、人物、拍摄者、事由、背景等要素标注齐全、准确。纸质毕业生合影照片应不小于六寸，并在照片背面备注合影人员名单；电子毕业照应另用文本文件备注合影人员名单。

（六）归档实物档案应附有文字说明。内容包括实物名称、事由（主题）、实物材料规格、产生时间、制作单位、移交单位、移交时间等。

（七）档案移交时，必须填写《归档文件移交清册》《卷内备考表》，档案实体应与《归档文件移交清册》《卷内备考表》条目相符，并由单位（部门）档案工作分管领导审核签字盖章。不同年度文件材料分别制作《归档文件移交清册》。

四、移交时间

（一）各单位（部门）请于4月30日前完成档案收集、鉴定、整理与审核；校档案馆业务指导人员于5月15日前完成对各单位（部门）实体档案质量检查与问题反馈。各单位（部门）进行问题整改后于6月30日前完成各类档案移交。

（二）基建、设备、科研、财会、学生等类别档案的移交时间按《武汉生物工程学院档案管理办法》执行。

（三）因特殊原因不能按时移交档案的，应出具文字材料说明情况。材料由单位（部门）档案工作分管领导签字后报送校档案馆。逾期未移交或未提供延迟移交档案说明的单位（部门），学校将采用适当方式在校内媒体平台公布。

五、工作要求

（一）高度重视。各单位（部门）要树立“为党管档”的责任意识，将档案归档工作纳入本单位（部门）重要工作范畴，进一步压实“档案工作分管领导——档案管理人员——档案形成者”档案归档工作责任体系，把好档案归档工作关键环节，确保2023年度档案归档工作落地落实。

（二）严肃法规。各单位（部门）要严格遵守档案法规及学校档案管理制度，规范工作流程，强化工作督查，严防留存档案拒不归档、不按时归档、遗失和损毁档案、篡改档案、归档不全等违规行为发生，确保2023年度档案归档工作规范化和标准化。

（三）强化服务。档案归档工作期间，校档案馆业务指导人员要牢固树立优质服务意识，及时为各单位（部门）提供上门业务指导、在线（电话）咨询服务等。联系人：印洪斌、刘才溶，联系电话：89646603。归档工作所需要参考的制度、规范、标准及各类表格，可从“武生院档案工作QQ群”（群号码：40348729）下载。