校属各单位、各部门：

学校建校30周年校庆（以下简称“校庆”）活动已圆满结束。为确保校庆档案材料全面、完整归档，为学校留下宝贵的精神财富和历史记录，根据《武生院重大活动、重要会议档案收集管理办法（试行）》，现将校庆档案材料收集归档工作通知如下。

一、归档原则

按照“谁形成，谁负责”“应归尽归”的原则。

二、组织实施

（一）各单位（部门）是校庆档案材料收集归档的第一责任单位，应及时收集、整理本单位（部门）在校庆活动中形成的各种载体档案材料，并将有保存利用价值的校庆档案材料移交档案馆。

（二）档案馆是校庆档案材料集中统一管理单位，负责校庆档案材料归档工作监督指导与接收保管。

三、归档范围

凡在校庆活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的纸质文件、电子文件、声像、实物等不同形式的档案材料均属归档范围。主要包括但不限于：

1.与校庆各类活动相关的文件材料，如通知、决定、公告、简报、会议纪要、请示、报告、批复、规章制度等；

2.校庆纪念活动、学术活动、捐赠仪式、揭幕仪式、校友活动、音乐会等活动的工作方案、邀请函、贺信、议程、主持词、讲话稿、节目单、嘉宾名单、嘉宾证、工作证、座位图、感谢信等；

3.校庆期间举办的各类活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料等；

4.校庆活动宣传品（宣传册、海报、旗帜等）、宣传片、照片、视频、音频等材料；

5.校庆活动的标识（标志）设计方案，以及纪念品（标识、标志、徽章、证件、证书、牌匾、票券等）、文创产品、题词、书画等；

6.校庆捐赠物品及清单；

7.校庆工作总结材料；

8.其他具有保存价值的材料。

四、归档要求

1.各单位（部门）要高度重视，指定专人负责本单位校庆档案材料收集归档工作；

2.归档文件材料应齐全完整、应归尽归，各项活动从策划到实施、总结的全套材料应系统、完整；

3.归档文件材料应为原件

（1）纸质档案材料与相应电子文件应同时移交归档；

（2）实物应拍照并附说明；

（3）照片应提供原图（包括纸质照片和电子照片），视频应清晰可读。照片、视频命名应准确，并附相关文字说明。

五、归档时间

请各单位（部门）于2024年4月10日前将相关档案材料收集齐全、编制移交清单后移交档案馆。

联系人：印洪斌

联系电话：89646603

地址：校史馆大楼405室

             武汉生物工程学院办公室

2023年12月28日